Sådan opretter du et projektrisikoregister

01 Godt Riskregister Design

En måde at tilskynde til deltagelse i risikostyring er med et godt risikostyringsdesign. Det rigtige format vil hurtigt kommunikere det samlede risikoniveau i projektet til dig og andre projektteammedlemmer.

Det skal give brugerne let adgang til flere detaljer om individuelle risici, når det er nødvendigt. Dette stimulerer i sin tur alle til at tænke med hensyn til risici, der spotter nye, når de opstår og overvåger og træffer foranstaltninger til at begrænse eksisterende risici.

02 Medtag de rigtige felter

I det mindste skal dit risikobegrænsning indeholde en unik identifikator for hver risiko, en beskrivelse af den, de handlinger, der skal træffes som reaktion, og opgavenes ejer.

Beskrivelserne skal være korte og til det punkt. For eksempel kan en risiko, der er identificeret som "Rain Damage", indeholde denne beskrivelse: "Tung regn kunne oversvømme felt og forårsage afgrøde."

03 Yderligere foranstaltninger

Du vil muligvis inddrage kvantitative målinger af sandsynlighed, indvirkning og overordnet risiko og restværdier som følge af begrænsning af risikofyldte projekter.

Numeriske felter, der beregnes automatisk, kan være nyttige, hvis du bruger en risikovurderingsteknik som Monte Carlo-metoden. Andre nyttige felter omfatter nøgledato, risikokategori, risikogruppekategori, nærhed, afbødning og status.

Der er ingen grænse for antallet af felter, du kan medtage, men kun nøglefelter skal vises på listevisningsniveauet. Undgå overvældende brugere ved at lægge unødvendige detaljer på listevisningsniveauet. Ideelt set skal seere, der har brug for mere detaljerede oplysninger, klikke videre til detaljerne.

04 En anden mulighed

Det kan være lurt at oprette en risikoregistreringsdatabase for hvert projekt, så du ikke er begrænset til et standard sæt felter. Selvom et regneark kan hjælpe dig med at spore dine projekter, især mindre projekter, kan en database, der er oprettet med software som Kahootz eller Podio, være bedre. De gør det nemt at tilføje dokumenter og store mængder tekst, når det er nødvendigt.

05 trafiklys

Det er svært at slå trafiklyssystemet til visuel påvirkning. Brugere ved, at rød betyder højrisiko, rav betyder middelrisiko, og grøn er lav risiko. Disse hurtige visuelle signaler hjælper læsere med at scanne information hurtigere.

06 Sikkerhedsfunktioner

Du vil muligvis gerne tilskynde til deltagelse ved at tillade alle medlemmer af projektteamet og måske nogle interessenter at se risikoregisteret. Du bør dog indstille brugeradgangsrettigheder, så det kun kan redigeres af nøglerisikoejere og ledere. Du har brug for et revisionsspor af, hvem der har ændret hvad og hvornår.

07 Oversigt Risikoprofil

Seniorprojektmedlemmer og interessenter har måske ikke tid til at fordøje listen over alle risici. For dem giver en sammenfattende risikoprofil et hurtigt billede af de overordnede risici for projektet. Det illustrerer antallet af risici ved hver sandsynlighed og påvirkningsniveau.

08 Det handler om kommunikation

Husk, at et projektrisikoregister ikke blot indeholder risici og afhjælpende handlinger. Det er et kommunikationsværktøj, der involverer dine kolleger i risikostyring. Dit design skal afspejle dette mål med forskellige synspunkter for forskellige målgrupper.