Du kan forbedre Exit Interview Participation Rates

Exit interviews er en af ​​de bedste måder at få ægte og ærlig feedback fra medarbejdere. Ulempen er, at det tager lidt tid at opbygge en betydelig mængde data fra udgangsinterviews. At øge din deltagelsesrate kan dog hjælpe dig med at få større mængder brugbar information hurtigere fra dine afslutningsinterviews.

Hvad anses for en god deltagelsesfrekvens for afslutningsinterviews

Forskning viser, at den gennemsnitlige responsrate for intervaller på papir og blyant udløb er ca. 30-35 procent. Det betyder, at en virksomhed med 2000 ansatte og en omsætningsgrad på 15 procent ville forvente at modtage omkring 100 afsluttede udgangsinterviews om året. På dette deltagelsesniveau får organisationen exitfeedback fra kun 5 procent af den samlede medarbejderpopulation.

Med blot en lille ekstra indsats, bør du være i stand til at fordoble denne svarfrekvens. 65 procent eller bedre er et godt mål for exit interview deltagelse. Du kan opnå dette med interviews med papir og blyantafslutninger, webbaserede onlineafslutningsinterviews og telefonafslutningsinterviews.

Måling af din deltagelse i afslutningsintervjuet

For at måle din svarsfrekvens dividerer du antallet af afsluttede afslutningsinterviews med antallet af medarbejdere fra hvem du har anmodet om afslutningsinterview. Ideelt set bør det andet tal svare til det samlede antal opsigelser, men det er i praksis ikke tilfældet af praktiske grunde.

Hvis du f.eks. Har 125 afsluttede afslutningsinterviews fra 300 personer, som du bad om at afslutte et udgangsinterview, er din deltagelsesgrad 125/300, hvilket svarer til.416 eller 41,6 procent.

Det er vigtigt at sikre, at du har en god metode til at spore denne form for deltagelse. I det mindste vil du spore deltagelsesraten i starten af ​​et forbedringsprojekt og derefter periodisk derefter.

Et ideelt scenario er at holde et løbende gennemsnit, som du regelmæssigt kan henvise til. Dette realtidsnummer advarer dig øjeblikkeligt til et fald (eller stigning) i medarbejderdeltagelse i afslutningsinterviews. Et online afslutningsinterviewsystem skal gøre det for dig automatisk.

Store virksomheder vil måske gerne spore deltagelsessatser separat for datterselskaber, store divisioner eller geografiske regioner. Små og mellemstore virksomheder kan generelt drage fordel af en samlet deltagelsesgrad for organisationen.

Hvis du beslutter at din deltagelsesgrad i udgangssamtaler kan blive forbedret, er næste trin at analysere din nuværende afslutningsinterviewproces. De to vigtigste områder for gennemgang er:

1. Hvorfor vælger medarbejderne ikke at afslutte afslutningsintervjuet?
2. Er der logistiske problemer, der forhindrer menneskelige ressourcer i at få oplysningerne til medarbejderne på en rettidig og effektiv måde?

Medarbejdere gennemfører ikke deres exitinterview

Nogle af årsagerne til, at medarbejderne vælger ikke at afslutte afslutningsinterviews er:

• Udgangssamtalen er for lang.
• Udgangsspørgsmålene er forvirrende eller personligt invasive.
• Medarbejderen mener ikke, at udgangssamtalen vil blive læst eller gøre en forskel.
• Medarbejderen er bange for konsekvenser.
• Medarbejderen er vred på virksomheden.
• Medarbejderen udsætter eller glemmer.
• Processen er vanskelig eller ubehagelig.

Hvis du bruger en exit interview undersøgelse med bedømte spørgsmål, er 35-60 spørgsmål om den rette undersøgelseslængde. Mere end 60 spørgsmål begynder at føle sig lange og ubehagelige for medarbejderen. Hvis du overgår 70 spørgsmål, bør du være forberedt på et større antal uafsluttede exitinterviews.

Gennemgå dine exit interview spørgsmål for enkelhed. Sæt dig selv i medarbejderens sko og spørg dig selv, hvordan du vil føle at besvare spørgsmålene. Undgå mange udgangsspørgsmål, der spørger om følelser og følelser.

Mange medarbejdere er ikke i overensstemmelse med deres følelser (eller hvis de er, kan de måske ikke dele dem med dig). Det er meget lettere for en medarbejder at vurdere effektiviteten af ​​en proces i stedet for, hvordan de føler sig om processen.

Afslut Interview Feedback ignoreret

Medarbejdere vil ikke gennemføre deres afslutningsinterviews, hvis de mener, at den feedback, de giver, ikke læses eller vil blive ignoreret straks. Det er vigtigt at lade medarbejderne vide, at du sætter pris på deres feedback. Når du laver forbedringer baseret på forslag fra afslutningsinterviews, skal du ikke være bange for at fortælle medarbejdere, hvor ideen kom fra.

Med tiden vil medarbejderne lære at du lytter. Når dette bliver en del af virksomhedskulturen, kan du være sikker på mange åbne og ærlige ideer, forslag og kritik.

Repercussions From Honest Feedback

Vær også klar med medarbejderne, at ærlig feedback ikke vil medføre konsekvenser. Erklæringer lavet i et udgangssamtale bør aldrig bruges til at forhindre fremtidig berettigelse til genudlejning.

Der er mange formodede eksperter, der fortæller medarbejderne, at de ikke er ærlige på deres udgangsinterviewformular eller ikke for at fuldføre den. De hævder, at virksomheder bruger disse oplysninger mod medarbejderne. Human Resource Professionals ved, at dette er nonsens, men de skal stadig bekæmpe denne ubegrundede opfattelse.

Vred medarbejder feedback

Medarbejdere, der er vred på virksomheden, kan føle, at de ikke vil hjælpe ved at deltage i afslutningsintervjuet. Du kan tilskynde disse medarbejdere til at udløse deres vrede i afslutningsintervjuet. Mange af disse vrede medarbejdere er begejstrede med chancen for at få deres stemme hørt - især hvis de ved, at det bliver hørt af ledelsen.

En ren og forenklet proces er også vigtig. Uanset om det er webbaseret eller papir og blyant, skal udgangsinterviewsformen udlægges pænt med en intuitiv og letforståelig undersøgelsesformular.

Logistiske problemer er det andet vigtige område for gennemgang i din exit interview proces. Der er generelt svage links i enhver proces og udgangssamtaler er ingen undtagelse. Din eksamen skal omfatte hele kæden af ​​begivenheder, der begynder, når en medarbejder giver meddelelse og slutter, når medarbejderen sender afslutningsintervjuet.

Gennemgå dit Exit Interview Process

Du kan begynde at revidere din exit interview proces ved at finde ud af følgende oplysninger.

• Hvordan oplyser medarbejderne generelt om deres hensigt at opsige?
• Hvem er den første person anmeldt og hvor meget er der normalt meddelt?
• Hvem fortæller Human Resource divisionen og hvordan? Hvor hurtigt efter medarbejderen har meddelt, er HR anmeldt? Hvem i HR er underrettet først?
• Hvem er ansvarlig for at indlede afslutningsintervjuet? Hvornår er denne person (er) underrettet om ansattes opsigelser?
• Hvordan bliver medarbejderen underrettet om udgangssamtalen? Af hvem? Hvilken metode? Hvornår?
• Er der klart ejerskab i Human Resources af exit interview processen? Får de involverede i processen forstå vigtigheden og hastigheden af ​​udgangsinterviews?
• Hvad er medarbejderen fortalt om udgangssamtalen? På hvilke måder opfordres de til at afslutte afslutningsintervjuet? Er medarbejderne fortalt mere end én gang og på mere end en måde?
• Er afslutningsinterviewet nemt at gennemføre?
• Hvornår og hvor skal medarbejderen afslutte afslutningsintervjuet? Er der let adgang til nødvendige ressourcer?
• Har medarbejderen privatliv med at afslutte udgangssamtalen, hvis de gennemfører det på arbejdspladsen?
• Er vejledere og ledere understøttende af afslutningsinterviewprocessen? Er de bange for at modtage negativ feedback fra medarbejderne? Er du afhængig af frygtelige vejledere til at videregive oplysninger om udgangssamtalen med medarbejderne?
• Er det nemt for medarbejderne at indsende deres udgangsinterviews?

Gennemgå hvert af de ovennævnte revisionsspørgsmål og tag et kig på din exit interview proces. Bestem hvad du kan gøre for at forbedre hvert af disse områder. Når du er færdig med din anmeldelse, kan du begynde at foretage forbedringer med det samme.

Re-measure din Exit Interview Process

Nogle af de ændringer, du foretager, vil give en mærkbar forbedring af deltagelsesgraden meget hurtigt. Andre vil kræve mere tid til effektivt at gennemsyre virksomhedskulturen.

Gentag dine deltagelsesrater på tre måneder, seks måneder, ni måneder og tolv måneder. Ved tolvmånedersmarket, bør du forvente at se en dramatisk forbedring i dine afslutningsinterviews med deltagelse. Det betyder, at du får flere data, som kan bruges til at begrænse omsætningen og øge medarbejderretentionen.

Konklusion

Du kan øge værdien af ​​dine udgangsinterviews betydeligt ved at øge antallet af afslutende medarbejdere, der deltager i afslutningsinterviewprocessen. Ved at gennemgå og forbedre både indholdet og strukturen af ​​udgangssamtalen, sammen med dine egne interne processer, kan du levere en betydelig stigning i dine deltagelsessatser.

Endelig overveje muligheden for, at et egentligt personligt interview med en HR-medarbejder måske ikke kun forbedrer dine deltagelsesfrekvenser, men giver bedre information. Du kan ikke undervurdere værdien af ​​opfølgende spørgsmål.

--------------------------------------------

Beth Carvin er administrerende direktør for Nobscot Corporation med en baggrund i business, iværksætteri, menneskelige ressourcer, rekruttering, salg og forretningsudvikling.